Lean interaction

In lean vocabulary, anything that does not create value experienced by the customer, anything that slows one down in serving the customer’s need, or does not contain potential for learning, is waste. Making something that does not solve the customer problem is waste. Waiting is waste. Any extra processing steps are waste.

The concept of lean has lately been transferred from manufacturing to other practices such as media services. People are used to lean thinking when it comes to technology and industrial processes, but it is still rare to understand what being lean means in communication-centric businesses. This is because many managers still trivialize the power of interaction.

We still don’t appreciate that work is communication: we live and work in a network of conversations. Being lean today means understanding that these conversations are never neutral. They always affect the quality and pace of the customer outcome. Communication either accelerates or slows down. Communication either creates value or creates waste. Communication can create energy and inspiration or can take energy away and reduce inspiration. Waste today means getting stuck or running in cognitive circles in the conversations we are having. Communication enables but also restricts

The sciences of uncertainty and complexity have helped us to understand that organizations can be seen as patterns of interaction between human beings. The interactions in the linear mass industries were very different from the interactions in the dynamic, unstable, Internet-based world. To cope with this, we need to learn to embrace unpredictability and complexity as inescapable constants.

Many managers still possess the skills that meet the challenges of static conditions. In a static, reductionist environment, you knew how each role fitted within the larger system. You knew how the repetitive process worked, and you didn’t want deviations. You knew what it took to make the products and you didn’t want people changing anything or inventing things . You wanted everyone to do their planned part and not get in each other’s way. When roles and organizational units are separated from other roles and units, communication is the task of the manager. You, as a manager, do the coordination and share the information necessary for each to make their planned contribution and nothing more.

In dynamic business conditions, the management practices described above are not only unhelpful, but cause damage and create waste rather than value. If you cannot predict you have to invest in real-time learning and iterations instead of predictions. Success is first and foremost based on the value of interaction, context awareness and responsiveness. What we still need to learn is that this responsiveness is not possible if we are many handshakes away from the customer context that we should respond to.

The agile manifesto points out that individuals in interaction are more important than processes and tools. Working prototypes are more important than documentation. Customer collaboration is more important than contracts and, most importantly, responding to change is more important than following a plan.

Knowledge is the act of interacting and new knowledge is created when ways of interaction, and therefore patterns of relationships, change. The creative assets of an organization are the patterns of interaction between its members. Assets are destroyed when relationships are missing or are dysfunctional.

Enabling new habits of communication and improving the quality of the conversation are today among the most important processes of lean development.

 

 

Unohdettu pääoma

Yrityksiä ja yleensäkin organisaatioita on perinteisesti tarkasteltu fyysisen pääoman, eli raaka-aineiden ja työvälineiden, sekä finanssipääoman, eli rahan ja finanssi-investointien, käsitteistöjen kautta. Uudempi organisaatiotutkimus on ottanut inhimillisen pääoman, ihmisten kyvykkyyden, tunteiden ja empatian, keskeisiksi tarkastelukohteiksi pyrittäessä ymmärtämään miten erityisesti jälkiteollisessa arvonluonnissa tulisi toimia ja organisoitua. Menestystä ei kuitenkaan yksinään selitä inhimillisen pääoman käsitteistössä keskeiset työntekijöiden osaamispanostukset tai edes osaamisen kasvu mitattuna yksittäisen työntekijän tasolla.

Merkitsevää on yhteisöllinen toiminta, jossa panostukset kohtaavat toiminnan ja keskinäisriippuvuus, jossa toisiaan tukevat ja toisiaan täydentävät panostukset kohtaavat ihmisten vuorovaikutuksessa. Latentin tiedon sijaan on keskeistä tarkastella yhteisön toimintaa, missä osaaminen näkyy. Tieto ilman että se näkyy sosiaalisessa toiminnassa on usein viisauden sijaan tyhmyyttä.

Tämän johdosta inhimillisen pääoman välttämätön yhteisöllinen pari on sosiaalinen pääoma.

Esimerkkinä sosiaalisen pääoman merkityksestä voisi tarkastella tavallista työnhakutilannetta. Rekrytointiammattilaiset väittävät, että yhä useammassa tapauksessa työn saamisessa jopa tärkeämpää kuin se, “mitä hän tietää” on ollut se “keitä hän tietää”, eli työnhakijan sosiaalinen verkosto. Ratkaisevampaa kuin inhimillinen pääoma on sosiaalinen pääoma. Tämä johtuu siitä, että tietotyöntekijä ei voi juuri koskaan toimia tehokkaasti yksin. Inhimillistä pääomaa ei voida tarkastella ilman arvon luonnin yhteistä kontekstia, sosiaalista, yhteisöllistä toimintaa ja yhteisöllisyyden kehittymistä sinällään.

Osaamisen kehittämiseen täytyy tänään aina liittyä samanaikainen osaajan verkoston kehittäminen

Inhimillinen pääoma on yksilön omistamaa. Sosiaalista pääomaa ei kukaan voi kuitenkaan yksin omistaa. Se on aina jaettua, yhteistä varallisuutta. Sosiaalisen pääoman omistus jakaantuu tasan kaikille verkostossa mukana oleville. Kaikilla on yhtä suuri osuus siitä.

Sosiaalisen yhteisön, verkoston, toiminta ei synny itsestään. Se edellyttää panostusta. Sosiaalinen pääoma voi kasvaa tai se voi hävitä samoin kuin finanssi- tai inhimillinen pääoma. Sosiaalisella pääomalla tarkoitetaan verkoston kokoa, luonnetta, ominaisuuksia ja siinä näkyviä toimintatapoja. Sosiaalinen pääoma pitää myös sisällään verkoston toiminnassa näkyvät kulttuuriset piirteet, normit ja pelisäännöt, olivat ne sitten kirjoitettuja tai kirjoittamattomia.

Sosiaalinen pääoma mahdollistaa toimijoiden yhteistyön. Sosiaalinen pääoma on vapaaehtoisen yhdessä toimimisen kyvyn mittari. Vapaaehtoisuus on keskeinen luovan tietotyön ominaisuus. Tietotyöntekijällä on tavallisimmin useita vaihtoehtoja työllistää itsensä. Jos nykyinen työpaikka ei miellytä tai lakkaa miellyttämästä, on vaihtaminen usein hyvinkin helppoa. Sosiaalinen pääoma määrittääkin viimekädessä yhteisöön liittymisen houkuttelevuuden ja siinä pysymisen.

Sosiaalisella pääomalla on myös merkittäviä tuottavuusvaikutuksia. Esimerkiksi vajaakäytössä olevien resurssien jakaminen säästää huomattavasti verrattuna tilanteeseen jossa toimijat, jotka eivät luota toisiinsa ja toistensa apuun, hankkivat kukin omat välineensä. Työ on aina ongelmanratkaisua, jossa ongelman muotoilu on usein prosessin tärkein osa. Miten muut ovat tämän asian nähneet? Mikä on ollut muiden tapa ajatella tätä asiaa? Minkä päälle voin rakentaa omaa ajatteluani? Työn kognitiivinen kuorma on tehokkaimmillaan aina jaettu. Jakamisen mahdollistavat uudet teknologiat eivät kuitenkaan yksinään riitä, jos sosiaalista pääomaa ei ole.

Oppiminen on myös sosiaalisessa vuorovaikutuksessa tapahtuva prosessi. Oppiminen tapahtuu ennen kaikkea yhteisössä, toisilta oppimisena. Yhteisöllinen reflektiivinen keskustelu, jossa omia kokemuksia ja suunnitelmia käydään läpi muiden antamaa palautetta vastaan rikastaa ja nopeuttaa oppimista. Ei olekaan yhdentekevää millaisessa verkostossa toimitaan, ei ole yhdentekevää kenen kanssa ollaan yhdessä.

Sosiaalisen pääoman keskeisimpiä tekijöitä on luottamus, jota verkostoon kuuluvat tuntevat toisiaan kohtaan. Luottamus lisää sosiaalista pääomaa. Luottamuksen puute on taas tehokkaimpia sosiaalisen pääoman nopeita tuhoajia. Luottamus tarkoittaa teoreettisesti lupausten pitämisen ohella ennustettavuutta ja linjakkuutta tilanteissa, joita ei ole voitu ennakoida.

Sosiaalinen pääoma saattaa olla tärkein luovaa, tietoperustaista organisaatiota yhdessä pitävä liima perinteisen hierarkiaan perustuvan koordinaation menettäessä kilpailukykyään. Vaikka emme vielä ole ehkä valmiita hyväksymään sitä, mutta yhteistyö toimintamallina tuottaa parempia tuloksia kuin kilpailu. Tietoperustaisessa työssä informaation jakaminen johtaa myös helposti verkostovaikutuksiin ja nopeaan kehitykseen vastavuoroisuuden kautta.

Vastavuoroisuus ja vastavuoroisuuden odotus onkin keskeisiä sosiaalisen pääoman elementtejä luottamuksen ohella. Vastavuoroisuus ei kuitenkaan sosiaalisen pääoman käsitteistössä tarkoita sitä, että tilanteessa jossa A on tehnyt palveluksen B:lle, B on vastavuoroinen vain A:lle, vaan vastavuoroisuutta, joka voi tapahtua ajallisesti tai paikallisesti kaukana alkuperäisestä tilanteesta. Se on yhteisön tapa toimia. Jonkun muun palvelus myös jollekin muulle kuin A:lle, on se henki ja yleinen perusperiaate, joka leimaa vahvaa sosiaalista pääomaa. Puhutaan “Pay It Forward”-periaatteesta, siitä miten annetaan hyvän kiertää.

Sosiaalinen pääoma voikin luoda emergentisti ne pelisäännöt, jotka aikaisemmin tuotiin ylhäältä, ulkopuolelta ja etukäteen usein jäykistäen ja vaikeuttaen käytännön toimintaa.

Sosiaalinen pääoma luo itse syntyvää (emergenttiä) järjestystä.

Sosiaalinen pääoma voi myös elää omaa elämäänsä ja toimia irrotettuna tehtävästä, jonka puitteissa se alunperin syntyi. Esimerkkinä tutkijaryhmä, joka on oppinut tuntemaan toisensa suorittaessaan yhteistä projektia, voi hyödyntää toimintaa helpottavia ja rikastavia toimintamallejaan myös toisissa projekteissa. Sosiaalinen pääoma ei ole välttämättä kontekstista riippuvainen, vaikka se onkin riippuvainen verkoston toimijoista.

Sosiaalisen pääoman, niin kuin muidenkin pääoman lajien sanotaan toimivan samalla logiikalla, ne kumuloituvat käytössä. Prosessi on itseään vahvistava hyvään suuntaan, sekä huonoon suuntaan. Luottamus luo lisää luottamusta, kun taas epäluottamus on omiaan lisäämään tekijöitä, jotka osoittavat epäluottamuksen olleen aiheellista alunperinkin.

Kehityskulut ovat itseään toteuttavia ennusteita kumuloituvine vaikutuksineen.

Sosiaalisen pääoman käsitteistö on varsin yksinkertainen ja helppo hyväksyä. Liiketalouden osana sosiaalinen pääoma on kuitenkin hyvin uusi asia johtuen siitä ihmiskäsityksestä ja toiminnan perusmotiivien luonteesta, joka on värittänyt taloudellisen toiminnan perusperiaatteita ja kielenkäyttöä. Sosiaalinen pääoma ei lähde uskomuksesta, että ahneus ja oman edun tavoittelu ovat tehokkaimpia toiminnan motiiveja.

Inhimillisen pääoman kohdalla korostuvat yksilön osaaminen, yksilön vastuu ja sopimukselliset yksityiskohdat, joiden kautta liitytään yhteisön, yrityksen tai organisaation jäseniksi. Toimivatkaan sopimukset eivät kuitenkaan koskaan riitä takaamaan yhteisön kestävää kehitystä ja menestystä, ellei yhteisön sosiaalinen pääoma ole suurempi kuin sen inhimillinen ja finanssi-pääoma.